blog posts

Vous avez déjà énormément de travail. Il n’est pas nécessaire de vous compliquer la vie avec des ennuis informatiques. On explore ici 4 façons d’éviter des ennuis qui ne vous couterons rien.

Imaginez le scénario suivant:
Un client vous contacte pour avoir de l’information. Vous tentez d’accéder au système qui contient l’information et l’information n’arrive juste pas. Vous demandez à vos collègues pour voir s’ils peuvent reproduire le même problème. Horreur! Tout le monde est en panne. Tous et chacun commence donc à trouver une solution. Pendant ce temps, le client n’a pas l’information et vos employés ne sont pas affairés à faire ce qu’ils font de mieux. Pour vous, cet arrêt de système représente des frais à défrayer pour la remise en marche, mais c’est aussi le salaire des employés qui n’ont pas pu être productifs ainsi que les pertes de revenus des clients qui ne sont pas satisfaits.

C’est un signe que la santé de vos T.I. n’est pas optimale et voici quelques pistes de solutions pour améliorer la gestion technologique.

Truc #1: Utiliser de la haute disponibilité

Symptômes
– Les systèmes arrêtent de fonctionner.
– La productivité des employés est affectée ou pire, ils ne peuvent plus travailler.
– Il est difficile de servir les clients pendant l’interruption.

Parfois, les temps d’interruption sont de courte durée ou se manifestent sous forme de latence et pas nécessairement en arrêt de service complet. Pourtant, tous ces temps d’interruption accumulés vont alourdir le flux de travail et la profitabilité de votre entreprise en sera grandement impactée.

Pistes de solution
– Surveillance proactive des systèmes.
– Bien connaître vos systèmes et votre réalité.

Si un employé se débrouille mieux que la moyenne dans le domaine et qu’il porte le rôle de responsable des T.I. à temps partiel, c’est bien tant qu’on peut compter sur quelqu’un. L’important est de prendre en compte ce temps passé sur l’assistance technique dans sa charge travail. Avez-vous demandé autant à cette personne qu’aux employé.e.s leur qualité de vie au travail ?

Truc #2: Savoir qui contacter

Ce qui nous amène à discuter des contacts clés.

Symptômes
– Temps d’interruption qui perdure.

Enjeux
Les employés peuvent rester au dépourvu sans aide technique sans vouloir accaparer leurs collègues déjà très occupés. Ceux qui ont plus de facilité en informatique peuvent d’ailleurs se retrouver avec des responsabilités non sollicitées.

Au final, tous les employé.e.s se débrouillent entre eux car ils sont tous des petits ninjas qui portent plusieurs chapeaux. Cependant, l’effet de groupe a pour répercussion l’inverse, là où plus personne n’est responsable.

Pistes de solution
– Demander de l’aide externe pour des recommandations et mise en place de systèmes.
– Quand vous cherchez de l’aide, il est toujours possible de demander si la firme offre de la formation dans le but de garder une autonomie au niveau de la gestion du parc informatique.
– Bâtir une relation avec un partenaire fiable peut alléger la charge sachant qu’il est toujours possible de poser des questions en cas de doute.

C’est important de demander de l’aide lorsque nécessaire et considérer la charge réelle de travail qui pèse sur le ou les employés.e.s. Que ce soit une firme, un ami, un employé, un contact, l’important c’est d’avoir quelqu’un sur qui compter.

Truc #3: Prenez au sérieux la cybersécurité

Symptômes
– Vous prenez le risque de partager des mots de passe de compte commun à l’interne.
– S’il y avait une brèche de sécurité, vous ne sauriez quelles étapes entreprendre pour mitiger les risques.
– Vos assurances vous demandent de mettre des solutions en place mais ne savez pas comment faire ou même en quoi cela va aider votre entreprise.

Enjeux
Par où commencer? Là est la question.
Sachez qu’il y a plusieurs solutions pour répondre aux mêmes besoins. Certaines sont universelles (comme la double authentification) mais d’autres requièrent davantage de personnalisation et ce ne sont pas toutes les solutions proposées qui sont adaptées aux besoins de l’entreprise. (Exemple : les plans de sauvegarde)

Pistes de solution
– Utilisez des comptes uniques pour chaque employé.
– (Si ce n’est pas possible, utilisez une solution PAM).
– Utilisez un gestionnaire de mot de passe.
– Ne réutilisez pas les mots de passe sur plusieurs plateformes.
– Utilisez SSO autant que possible (Single sign-on).
– Utilisez l’authentification à double facteur.
– Ne payez jamais de rançon.

Ce sont quelques éléments dont il est possible de mettre en place pour mitiger les risques.
Les cybercrimes deviennent de plus en plus sophistiqués et donc les pirates informatiques s’infiltrent avec de plus en plus d’aisance. Pour vous donner une idée, environ 1 entreprise canadienne sur 5 a été touchée par un incident de cybersécurité en 2021 selon Statistique Canada.

Truc #4: Maximisez vos outils existants pour les flux de travail

Symptômes
– Vous avez 2 à 3 outils principaux dans lesquels vous travaillez ce qui complexifie le processus en passant d’une plateforme à l’autre.
– L’accès et l’organisation du système de fichiers est difficile.
– Vous vous retrouvez à travailler en réaction aux demandes qui surviennent.
– Les arrivées et départs d’employés sont coûteux en temps.

Enjeux
Les outils sont faits pour optimiser nos processus et flux de travail, mais ceux-ci peuvent vite devenir un fardeau lorsqu’il y en a trop. S’il y a une application pour chaque besoin, l’utilisation de chacune d’elle ajoute une lourdeur puisque certains outils utilisés peuvent avoir des fonctions similaires et la ligne devient mince à savoir laquelle utiliser dans quel contexte.

De plus, il faut prendre en compte la gestion des licences et comptes utilisateurs de toutes les applications et outils ce qui demande davantage d’effort lorsqu’il y a des arrivées et des départs. Est-ce que votre équipe se fait solliciter pour donner des permissions et créer des comptes utilisateurs au fur et à mesure qu’ils requièrent des accès spécifiques ?

Pistes de solution
– En configurant le SSO, vous pouvez donner accès aux multiples applications au même endroit.
– Utiliser des groupes centralisés ce qui simplifie la gestion d’accès.
– Documenter un gabarit d’accès et matériel requis pour un nouvel utilisateur sous forme de checklist.

Encadrer un nouvel employé alors qu’il manque de ressource interne n’est pas chose facile. MMO utilise la méthode du parrainage qui a été prouvée efficace à maintes reprises. Il s’agit d’assigner un parrain pour accompagner le nouvel usager dans toutes ses demandes et qui va s’assurer de son intégration complète au sein de l’entreprise. Il en va de même pour les départs, il doit avoir un processus clair afin de s’assurer qu’il y a une personne responsable du retrait d’accès, de la rotation d’inventaire, des licences, de la durée de rétention des données et d’archivage de compte.

Conclusion

Tous les points mentionnés ici haut englobent un dénominateur commun étant le context switching (changement de contexte). Vous savez, lorsque ça déborde et qu’on papillonne d’une tâche à l’autre pensant qu’on accomplit plusieurs choses en même temps. La réalité est que ce n’est qu’une illusion et les humains ne sont pas en mesure de traiter plusieurs tâches à la fois. En fait, on passe d’une chose à l’autre très rapidement ce qui réduit considérablement l’efficacité.

En résumé, voici les grands points qui provoquent des changements de contexte à tous les niveaux :

– Arrêt complet ou partiel des systèmes.
– Chercher ou demander une solution à nos collègues lorsqu’un temps d’interruption perdure.
– Lutter entre l’accès facile à l’information et l’accès sécurisé aux données.
– Les notifications constantes.
– Passer d’un outil à l’autre à plusieurs reprises dans le but d’exécuter une même tâche.
– Toutes les pistes de solutions apportées ici haut aident à réduire considérablement le changement de contexte des employé.e.s, ce qui améliore l’efficacité du flux de travail pour tous et ultimement la profitabilité de votre entreprise.

MMO doit gérer cette réalité sur une base régulière et on peaufine sans cesse notre méthodologie afin d’optimiser notre efficacité. Les T.I. sont présents dans tous les secteurs d’activités et on partage notre passion au quotidien en aidant nos clients à trouver les meilleures solutions qui s’adaptent à leurs besoins sur une base régulière.

N’hésitez surtout pas à nous contact avec nous, il nous fera plaisir de discuter.
L’équipe MMO Techno