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Tout d’abord, les groupes sont à la base des outils de collaboration sur la plateforme Microsoft 365. C’est grâce à ceux-ci qu’il est possible de partager des ressources et travailler en équipe.

*Il faut comprendre ici qu’il est question d’un groupe Microsoft 365 et non d’un groupe de contact ou une liste de distribution créés dans votre Outlook personnel qui ne sera pas accessibles à des fins de partage et d’administration.

Les groupes

Les groupes Microsoft 365 permettent de donner accès a un groupe de personnes à des ressources tel que :

• Une boîte de réception Outlook partagée
• Un calendrier partagé
• Une bibliothèque de documents SharePoint
• Un planificateur
• Un bloc-notes OneNote
• Une équipe (Teams)
• Et plus encore

Bien qu’il soit possible de donner l’accès à ces ressources à des personnes individuelles, les groupes aident à centraliser et standardiser la gestion d’accès. Par exemple, lorsque le nouvel employé du département des ventes doit accéder à toutes les ressources nécessaires, on peut simplement l’ajouter au groupe « ventes ». Ce groupe pourra avoir accès au canal général dans teams, au planificateur des ventes, au site SharePoint dédié aux ventes, à la boîte partagée et son calendrier assignés aux ventes. L’employé fera aussi partie des récipients de toutes les communications envoyées à l’adresse courriel du groupe en question.

Vous comprenez qu’il serait fastidieux d’aller dans chaque service de Microsoft (Teams, SharePoint, Exchange etc.), retrouver ce qui est dédié aux ventes et donner accès à la personne en question quand il suffit de l’ajouter au groupe « ventes » qui donnent accès à toutes les ressources nécessaires. De plus, donner accès à une personne à la fois peut s’avérer désordonnée car elle amplifie le temps requis pour rendre un employé fonctionnel et participera activement au ralentissement du flux de travail de tous dans le cas où les accès sont donnés à compte-gouttes.

Vous allez me dire, oui mais, si un groupe possède déjà une adresse courriel, pourquoi on aurait besoin d’une liste de distribution ?

Qu’est-ce qu’une liste de distribution ?

Pour les guerriers qui utilisent Outlook depuis longtemps, il va de soi que les listes de distribution ont toujours été un outil puissant pour communiquer avec des groupes de personnes au sein de l’organisation. Aujourd’hui, on pourrait dire que les groupes décrits plus haut sont une version moderne de ces listes de distribution à l’exception qu’ils apportent un peu plus en termes de fonctionnalités. Donc lorsqu’il est strictement question d’échanger des courriels sans plus, une liste de distribution est la meilleure option. Il est toutefois toujours possible de transformer une liste de distribution en groupe.

Tout comme un groupe, les communications envoyées à l’adresse sont reçues dans la boîte de réception individuelle de chaque membre. C’est alors que les boîtes partagées viennent se différencier.

Qu’est- ce qu’une boîte partagée ?

Une boîte courriel partagée (shared mailbox) est un boîte courriel où plusieurs utilisateurs ont les accès délégués ce qui permet de gérer les courriels reçus et envoyés.

Un exemple concret qu’on voit souvent en entreprise et qui ne respecte pas du tout les bonnes pratiques de sécurité est la suivante : vous avez un compte courriel où vous partagez le mot de passe à qui de droit et où la double authentification est désactivée parce que ça serait « trop compliqué » vu le nombre de personnes qui y accède. Dans ce cas, votre besoin est probablement une boîte courriel partagée.

Une boîte courriel partagée agit comme un compte à part entière. La nuance est que les accès sont gérés via la console de gestion à l’aide des groupes. Ainsi le contrôle d’accès à la boîte est centralisé et tout le monde faisant parties du groupe possédant les accès délégués peuvent accéder à la boîte de réception de l’adresse en question. De plus, nul besoin de configurer quoi que ce soit sur l’ordinateur de l’utilisateur, la boîte apparaît lorsqu’il se connect à son compte courriel d’entreprise.

Pour conclure,