Découvrez le potentiel de Microsoft Teams
Utilisez-vous teams à son plein potentiel ?
Dans cette ère digitale, des applications super utile pop de partout : « organisez vos équipes avec Asana, Slack, WhereBy, Monday, Comeen, Trello, Notions et plus encore » disent-ils.
Ces applications peuvent ou ne pas être comparables, l’idée est de voir s’il est possible d’utiliser vos outils existants avant d’aller voir ailleurs.
Les bases : Comprendre Teams
Qu’est-ce qu’une équipe ?
Une équipe c’est plusieurs personnes qui collaborent. Ça inclut une adresse courriel, un site Sharepoint en plus de ce qu’on retrouve dans Teams **Les collaborateurs peuvent etre internes ou externes à l’entreprise. Une équipe c’est aussi le contenant pour les canaux.
Alors qu’est-ce que les canaux ?
Un canal est un endroit pour communiquer dans l’équipe et un contenant pour les onglets.
Et… Qu’est-ce qu’un onglet ?
C’est ici que le fun commence. Un onglet peut servir à différente chose. Il peut servir à faire des conversations et les commenter, ça peut être des notes, des fichiers, une page wiki et plus encore. Il peut y avoir plusieurs onglets.
Mieux comprendre
Si on fait une analogie avec des répertoires :
Seulement les employés qui font de la vente devrait accéder au répertoire « ventes ». ( Plusieurs personnes qui collaborent : équipe teams)
Puis dans ce répertoire, il y a le répertoire « Prospects » et « Soumissions ». (Canaux)
Dans « Soumissions », vous y mettez des notes et checklists de choses à faire (Onglets )
Concrétiser l’utilisation des équipes et canaux
Voici des cas d’utilisation qui peuvent vous aider. Ces suggestions sont à titre d’exemple.
Cas d’utilisation #1
Dans le contexte d’une compagnie qui offre des services professionnels tel que des avocats, des comptables ou des services informatiques, voici comment il est possible de fonctionner :
Une équipe pour votre compagnie, le canal Général
étant utilisé pour ce qui concerne l’interne et un canal par client pour
des informations spécifiques au client.
Cas d’utilisation #2
On peut aussi faire une équipe par département :
Puis chaque département a la liberté de créer des canaux à leur besoin.
Cas d’utilisation #3
D’un autre côté, si votre compagnie est plus petite et qu’il n’est pas nécessaire de ségréguer autant, on peut toujours y aller à plus petite échelle, par exemple créer un canal par département.
Puis chaque département a la liberté d’ajouter les onglets qu’il requiert.
Les onglets par défaut
Une fois la nomenclature et l’architecture créées, on peut personnaliser les onglets. Il faut savoir que chaque onglet est une application et il y a 3 onglets par défaut lorsqu’un canal teams est créé :
Posts : Dans le même principe qu’un groupe facebook, on peut partir des discussions et les membres peuvent commenter.
Files : Un répertoire est créé automatiquement sur votre site sharepoint au nom de l’équipe puis un sous-répertoire est créé par canal pour pouvoir y mettre vos fichiers words, PDF et tout autre document en lien avec le canal.
Ici-bas c’est le répertoire de l’équipe « Ma compagnie » dans le répertoire du canal « Général »
Wiki : Là où on peut documenter de l’information facile et rapide d’accès. C’est un site navigable dans différentes pages avec plusieurs sections par page.
Ce n’est pas tout ! Il est possible d’ajouter des centaines d’applications dans les onglets. Il est même possible d’avoir 2x le même type d’onglet. Si vous avez besoin de 2 pages wiki pour différent sujet dans le même canal, il suffit de l’ajouter.
Il est aussi possible d’ajouter une page web direct d’internet, si votre équipe à besoin de consulter une page sur un site particulier, vous pouvez l’ajouter à portée de main en tant qu’onglet.
*Microsoft retire le Wiki de Teams et priorise l’utilisation de OneNote. Pour ceux qui l’utilsiait déjà, les onglets Wikis restent mais il est impossible d’en ajouter.
Nos onglets préférés
Ce post couvre que les onglets principaux mais voici des onglets coup de cœur utilisés chez MMO Techno :
Le tasks by planner and to do : C’est un tableau dans le style Kanban où on peut y mettre des tâches, les glisser dans les colonnes, assigner les tâches, créer des libellés pour les différents sujets, mettre des dates d’échéance. Bref, c’est un Kanban simple et assez complet.
L’intégration avec OneNote :
Importer des notebook direct dans le canal.
Flux de travail et connecteurs
Vous pouvez pousser encore plus loin l’utilisation de Teams en faisant de l’automatisation avec ce qu’on appelle des connecteurs.
Pour faire un exemple concret, des vendeurs de voitures veulent rester à l’affut des nouvelles annonces. Ils configurent donc une alerte sur le site d’annonce pour envoyer un courriel à l’adresse ventes@fausseadresse.com puis le connecteur va poster chaque courriel en tant que nouveau post dans le canal de vente.
Les utilisateurs peuvent commenter chaque post et les consulter à leur guise sans se faire « spammer » par une panoplie de courriel.
Survol des fonctions
- Il est possible de restreindre l’accès à des canaux et/ou des équipes aux membres de l’organisation.
- Il est aussi possible de collaborer avec des membres externes de votre organisation dans des équipes et canaux.
- Les notifications se configurent aux préférences de l’utilisateur
- Tu peux mettre ton Emoji préféré dans le titre d’un canal ou d’une équipe.
Pour conclure
Si vous utilisez déjà teams, nous sommes curieux de connaître votre fonctionnalité coup de cœur et comment vous utiliser votre teams à l’interne. Si vous avez des questions ou voulez des conseils, il nous fera plaisir d’y répondre. Laissez-nous savoirs’il serait pertinent pour vous d’avoir plus de détails pour implanter une des fonctions mentionnée ici-haut et voudriez des explications technique sur comment procéder.
L’équipe MMO Techno
