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Tout le monde parle du nuage ces jours-ci. De nombreuses petites et moyennes entreprises transfèrent leurs courriels vers le cloud, profitant des avantages supplémentaires offerts par les solutions de courriels hébergés sur le cloud de Google et de Microsoft. Avant de décider de migrer, il est important de comprendre en quoi les serveurs de messagerie en nuage sont différents des serveurs de messagerie traditionnels des fournisseurs internet ou encore des serveurs de messagerie locaux, et comment votre entreprise peut espérer tirer parti de l’utilisation du cloud pour vos courriers électroniques.

Qu’est-ce que la messagerie électronique dans le nuage et en quoi diffère-t-il de la messagerie électronique traditionnelle?

Les courriels dans le nuage peuvent sembler un peu intimidants, mais c’est vraiment un endroit différent pour conserver votre courrier électronique, avec quelques avantages supplémentaires.

La messagerie hébergée dans le cloud est plus facile à synchroniser sur de nombreux appareils. Vous utilisez probablement plusieurs appareils pour accéder à votre courrier électronique, ou au moins un ordinateur et un téléphone intelligent. Avec la messagerie hébergée dans le cloud, vous ne verrez pas, par exemple, de messages lus comme lus sur un appareil et non lus sur un autre. Votre courriel se synchronisera pour afficher la même chose sur chaque appareil.

Le courrier électronique traditionnel est sujet aux temps d’arrêt. Si votre serveur tombe en panne ou si votre connexion Internet tombe en panne, votre courriel tombent également. Si vous ne pouvez pas traiter les commandes, contacter des clients ou des fournisseurs, ou envoyer des factures, votre entreprise s’arrête. Vous ne pouvez pas faire d’affaires tant que votre connexion Internet n’a pas été rétablie ou que votre matériel n’a pas été remplacé. Avec la messagerie hébergée sur le cloud, vous disposez d’une forme de communication beaucoup plus fiable. Vous n’avez pas à vous soucier de matériel informatique. Microsoft promet un temps de disponibilité de 99,9% et n’autorise qu’un peu moins de 9 heures de temps d’arrêt réparties sur toute l’année.

Quelles options de messagerie existent?

• Sur les lieux

  Un serveur de messagerie sur site est une option peu fiable et coûteuse. Avoir un serveur physique nécessite un espace désigné pour votre serveur, qui peut être assez bruyant et gênant pour les personnes travaillant à proximité. Vous devez payer l’espace supplémentaire pour votre serveur et l’électricité supplémentaire pour le maintenir en fonctionnement.

  Avec un serveur dans votre bureau, vous devez être conscient de la sécurité physique. Si quelqu’un s’introduit dans le serveur et endommage votre serveur, votre communication et votre continuité d’activité seront interrompues. Les catastrophes naturelles sont également une source d’inquiétude, car une inondation ou un incendie pourrait endommager ou détruire votre serveur et tous ses éléments.

  La messagerie sur site dépend de votre matériel et de votre connexion Internet. Si quelque chose se brise ou si votre connexion Internet est interrompue, tout le monde ne recevra plus de courrier électronique. Les messages ne peuvent être ni envoyés ni reçus, et les affaires s’arrêtent.

  
  
• Service de messagerie du FAI

  Les FAI sont des fournisseurs Internet. Leur spécialité est de fournir une connexion Internet, pas un serveur de messagerie. Ce ne sont pas des entités globales comme Microsoft ou Google et ne disposent donc pas des mêmes ressources à consacrer aux mises à jour de sécurité ou à la prise en charge.

  Les courriers électroniques fournis par les FAI ne sont téléchargés que sur votre ordinateur. Ils ne se synchronisent pas entre les appareils. Vous ne pouvez donc pas accéder à votre courrier électronique si vous êtes ailleurs que sur votre bureau.

  
  
• Suite en ligne

  Le courrier électronique hébergé dans le nuage ne prend aucun espace physique. Google et Microsoft sont des entités mondiales. Par conséquent, si un centre de données est détruit ou endommagé, vos données sont toujours protégées ailleurs.

  Si votre connexion Internet au bureau est interrompue, vous pouvez toujours accéder au courrier électronique hébergé sur le cloud sur votre téléphone, vous permettant ainsi à votre entreprise de rester opérationnelle. Le courrier électronique en nuage est synchronisé sur tous les appareils. Ainsi, peu importe où vous vous trouvez et quel appareil vous utilisez, vous pouvez toujours accéder à votre courrier électronique.

  
  

Les avantages du cloud

• Économies d’argent

  Avec votre serveur de messagerie dans le nuage, aucun serveur physique ne prend d’espace ni de matériel à entretenir. Il n’est pas nécessaire de remplacer des dizaines de milliers de dollars en matériel toutes les quelques années. Dans le cloud, vous n’avez pas besoin de matériel.

  Vous n’avez pas besoin d’acheter de nouvelles licences ni de remplacer les logiciels existants par la version la plus récente, car le cloud maintient tout le contenu à jour avec les dernières versions. Le coût du cloud ne change pas, il est donc beaucoup plus facile de budgétiser pour un coût constant.

  
  
• Gain de temps

  Si vous commencez juste à configurer votre propre domaine personnalisé, le choix du cloud est une meilleure option car cela vous fera gagner du temps lors de la configuration. Vous pouvez configurer un compte de messagerie électronique pour le service cloud – dans Office 365 ou G Suite – en moins d’une heure et recevoir vos courriels.

  
  
• Sécurité accrue

  Microsoft et Google ont leurs propres équipes dédiées à la sécurité. Leur travail consiste à protéger votre courrier électronique. Ils corrigent automatiquement votre serveur de messagerie afin que vous ne pensiez plus à la mise à jour des dernières failles de sécurité. Ces mises à jour sont effectuées en arrière-plan et vous ne remarquerez même pas qu’elles sont là.

  
  
• Simplifie la gestion

  Google et Microsoft proposent des courriels en nuage qui s’intègrent aux autres logiciels sur leurs plates-formes, de sorte que vous puissiez accéder à tout au même endroit. Vous avez votre système de messagerie, de discussion en ligne et de gestion de documents dans un endroit facile d’accès.

  
  
• Rétention améliorée

  Le cloud a beaucoup plus de stockage, vous pouvez donc conserver beaucoup plus de données qu’avec d’autres options de messagerie. Vous n’avez pas à vous soucier de nettoyer votre courrier électronique pour faire de la place. La plus petite option est de 50 Go et l’espace de stockage ne monte qu’à partir de là.

  
  
• Toujours à jour

  Les mises à jour sont effectuées en arrière-plan et diffusées à tout le monde. Vous n’avez pas à penser à installer les dernières mises à jour ou correctifs, car les serveurs de messagerie en nuage le feront à votre place. Avec d’autres solutions de messagerie, vous devez mettre à jour manuellement tous les périphériques vous-même ou faire appel à une assistance informatique pour gérer cela à votre place.

  
  

La messagerie hébergée dans le cloud présente une multitude d’avantages pour les petites et moyennes entreprises. Avec davantage de personnes travaillant à distance, à domicile ou sur des sites d’emploi, l’accès au courrier électronique est crucial pour maintenir la productivité. Les serveurs de messagerie locaux et le service de messagerie du FAI entraînent des coûts en matériel et en maintenance, limitent votre espace de stockage et peuvent provoquer des temps d’arrêt et une interruption de la continuité de l’activité en cas de panne du serveur. Les courriels en nuage de Google ou de Microsoft vous permettent d’économiser de l’espace physique et des coûts de mise à niveau, tout en garantissant une disponibilité de 99,9% du temps à votre entreprise.